Manual de Virtue Mart En Español

Written by Camilo Andres Triana y S

Que es VirtueMart?

VirtueMart es un componente para Joomla y Mambo, que implementa en un Sitio Web las funcionalidades de un software del tipo “Carrito de Compras”, permitiendo crear un catalogo o una tienda on-line, perfectamente adaptada a las necesidades de la pequeña y mediana empresa, o de cualquier sitio que exhiba y/o comercialice todo tipo de productos. VirtueMart es desarrollado por el grupo de http://www.VirtueMart.net, y distribuido bajo la licencia GNU/GPL, lo que propicia la creación de una gran comunidad de usuarios, sumamente activa, la cual permanentemente implementa mejoras y nuevas características al sistema.

Caracteristicas de VirtueMart:

VirtueMart se puede emplear como tienda (con la opción de que el cliente adquiera un producto) o como catalogo, simplemente mostrando los artículos. Permite manejar una ilimitada cantidad de Productos y de Categorías de Productos (incluso material para descargar de la Web). Cada producto incluye una descripción corta y una detallada, así como las fotografías, imágenes, modelos, etc. necesarias para exhibirlo de la mejor manera posible. Agregue atributos a los productos, como el talle, las dimensiones, el color, etc. Se puede importar o exportar la información de los productos desde y hacia archivos CSV (texto separado por comas), que son 100 %compatibles con Microsoft Excel y OpenOffice.org Calc. Muestra los precios con o sin los intereses. Manejo de distintas monedas, impuestos y países. Amplias posibilidades de búsqueda. Se puede definir Ofertas para destacar productos. Control de Stock. Administración on-line, mediante una interfaz simple y amigable, pero completa. Avanzado sistema de estadísticas e informes, con la más completa información sobre los productos, los pedidos, los clientes, etc. Control de estado de cada pedido, (pedido, confirmado, enviado, entregado, etc.). Cada cliente tiene su propia cuenta, posibilitando el trato personalizado y directo con el cliente, y simplificando la gestión de los pedidos y el control de las distintas transacciones. Admite diversos métodos de pedido, de pago y de envío de los productos, por ejemplo: UPS, USPS, Canadá Post Shipping, PayPal, Worldpay, PayMate y también permite el pago mediante tarjetas de crédito. VirtueMart enviara automáticamente un email al comprador y a la administración de la tienda con la confirmación del pedido, este email es totalmente personalizable. Para la seguridad en las transacciones VirtueMart emplea el protocolo SSL, con un nivel de encriptación de 128 bits.

Funcionamiento de VirtueMart:

VirtueMart trabaja mediante el manejo de usuarios, a los que se les asigna un perfil (o rol) que establece que es lo que puede o no puede hacer, por ejemplo, si es un usuario “comprador”, puede comprar artículos y consultar toda la información relacionada con sus propios pedidos, y solo puede ver su propio perfil de usuario (con su información personal); Por otro lado, un “administrador” es el que realiza las tareas administrativas del sistema, como ser ingresar, actualizar o modificar la información de los productos, las categorías y los fabricantes, también ven todos los pedidos realizados, y se encargan de procesarlos según corresponda. Para realizar cualquier tarea, ya sea una compra o cualquier tarea administrativa es necesario “Iniciar Sesión”, identificándose mediante el formulario de acceso, que normalmente se encuentra junto a los botones de la navegación del sitio. Al iniciar sesión el sistema verifica los privilegios asignados al usuario, y si es administrador mostrara el menú de usuario con los vínculos necesarios para la administración del catalogo: Administración y Mantenimiento de Cuenta: Administración: Lleva al panel desde el que se administra la tienda. Mantenimiento de Cuenta: Vinculo a la ficha de la información del usuario, desde donde se puede modificar la información personal, los datos de facturación y envío, etc., y un listado con todos los pedidos hechos por el usuario, con la posibilidad de acceder al detalle de los mismos. De acuerdo al funcionamiento interno de VirtueMart, cada producto debe estar asignado a un Fabricante, Proveedor o Distribuidor y también debe pertenecer a una Categoría o Rubro. Por lo tanto, antes de ingresar los productos se debe tener por lo menos un Fabricante y también las Categorías en las que se agruparan los productos, como Electrodomésticos, Calzado, Herramientas, etc. Con estos requisitos presentes, desde el primer momento VirtueMart genera un Fabricante por defecto, para poder comenzar inmediatamente a trabajar con los productos, igual, lo más recomendable es generar las fichas de todos los fabricantes, ya que el sistema al mostrar cada producto incluye un vínculo para ver la información del Fabricante, permitiendo incluso si cuenta con la información, acceder a la Web del mismo. Las Categorías pueden a su vez contener subcategorías, por ejemplo, la categoría “Electrodomésticos” puede contener las subcategorías Lavarropas, Televisores, etc., las cuales todavía podríamos subdividir según la marca. Es posible crear todas las categorías y subcategorías que sea necesario. Finalmente, se crea el Producto, es conveniente incluir toda la información posible, fotografías, y todo el material que se disponga del artículo. Para esto se dispone de una interfaz con varias solapas, en las que mediante formularios se ingresa la información.

Administración de VirtueMart:

Para administrar cualquier detalle de la tienda primero se debe ingresar al sistema como “Administrador”, para esto, hay que ingresar el nombre de un usuario administrador, y la contraseña correspondiente, en el formulario de acceso (normalmente junto a los botones de navegación), y hacer clic en el botón “Entrar”, con lo que VirtueMart mostrara el menú de usuario, con un vinculo que dice “Administración”, que lleva al panel de administración, en el encontramos los siguientes elementos:

En la parte superior tenemos un vínculo para volver al sitio.
Menú principal, desde el que se accede a todas las opciones de la administración, permitiendo un control preciso y accesible de todos los aspectos de la tienda.
En el centro de la pantalla se encuentran 6 accesos directos que nos llevan a las tareas más comunes, como listar los productos, los pedidos, etc.
A la derecha hay panel que muestra información sobre los clientes, los pedidos, etc, permitiendo apreciar rápidamente el funcionamiento de la tienda.

Una vez en este panel VirtueMart nos brinda total control de todas las funciones disponibles, y desde el panel de estadísticas, haciendo clic en las pestañas de “Pedido” y “Nuevos Pedidos” vemos un resumen de la actividad de la tienda.

Existen dos áreas básicas en el trabajo de la administración: A. Gestión de Productos: Carga de los productos, y actualización de la información variable, como precio, stock, etc. B. Gestión de Pedidos: Recepción y procesamiento de los pedidos.

A. Gestión de Productos

VirtueMart realiza la administración de los productos mediante formularios que recogen la información y la almacenan en la base de datos. Al cargar un producto nuevo, el sistema solicita entre otras cosas que se lo incluya en una categoría o rubro, y el nombre del fabricante o proveedor del producto, esta información es obligatoria. Teniendo esto en cuenta, debemos crear primero las categorías o los rubros que luego contendrán los productos, y los Fabricantes o distribuidor. Invariablemente cada producto esta asociado a su fabricante, y cada fabricante esta asociado a sus productos, de esta forma al desplegar la información de un artículo, VirtueMart permite consultar la información del fabricante, la que incluye, entre otros datos, en nombre, el sitio Web, información de contacto, etc. En cuanto a esto, para poder comenzar a ingresar los productos más rápidamente VirtueMart genera automáticamente al instalarse varios rubros y un Fabricante llamado “default”, (en caso de existir mas de un fabricante, deberíamos crear primero a los fabricantes necesarios, para así al ingresar las información del articulo podremos seleccionar el correcto, evitando editar los artículos mas tarde para modificar la información). Así mismo, los fabricantes se agrupan también en Categorías, para facilitar su manejo, cuando VirtueMart crea el al usuario default, crea una categoría, también llamada default, el la que incluye al fabricante. Resumiendo, los pasos para crear los Productos o Artículos son:

Creación de los Rubros de los Fabricantes, o edición de la categoría default.
Creación de los Fabricantes, o edición del fabricante default.
Creación de las Categorías o rubros para los Productos.
Creación de los Productos.

B. Gestión de Pedidos

Implica la recepción del pedido, u `Orden de compra`, su aceptación, y luego, la preparación, el despacho, la facturación y el cobro de pedido, brindando en todo momento un total control de los distintos movimientos. Para esto VirtueMart dispone de un preciso sistema de gestión de pedidos, que brinda la más completa información acerca de cada uno de los pedidos, tanto al cliente (facilitándole la transacción), como al vendedor, (permitiéndole gestionar eficientemente cada venta).

Administración de los Fabricantes o Distribuidores

Para facilitar su manejo los Fabricantes se agrupan en Categorías, al instalarse VirtueMart crea el fabricante default, y una categoría, también llamada default, en la que lo incluye. Desde el Menú Principal accedemos a la gestión de los fabricantes mediante el menú Fabricante (ver VirtueMart - Articulo 3 / Administración de VirtueMart) Opciones del menú Fabricante: Listar Fabricantes: Lista los Fabricantes Añadir Fabricantes: Permite añadir nuevos Fabricantes Lista de Categoría de Fabricantes: Lista las categorías existentes de fabricantes. Añadir Categoría de Fabricantes: Permite añadir nuevas categorías

Los pasos para la Creación y la Edición de los fabricantes son:

A. Creación/Edición de las Categorías o Rubros para incluir a los Fabricantes

B. Creación/Edición de los Fabricantes.

Administración de Categorías de Fabricantes (Creación, Edición y Eliminación)

Procedimiento para crear una categoría de fabricante:

Seleccionar en el menú Fabricante la opción “Añadir Categoría de Fabricantes”, (o en el listado de las categorías, hacer clic en el botón “Nuevo”)
Completar el formulario “Categoría de Fabricantes” con el Nombre de la Categoría y una breve descripción de la misma.
Guardar la información mediante el botón guardar.

Procedimiento para editar la información de una categoría de fabricante:

Seleccionar en el menú Fabricante la opción “Lista de Categoría de Fabricantes”
En la Lista de Categoría de Fabricantes, hacer clic en el nombre de la categoría que se desea editar.
Modificar la información del formulario “Categoría de Fabricantes” .
Guardar los cambios con el botón guardar.

Procedimiento para Eliminar una categoría de fabricante:

Antes de eliminar una Categoría de Fabricantes es necesario eliminar o reasignar todos los fabricantes de esta a otras categorías, ya que el sistema no permite eliminar una categoría que contenga aun fabricantes.

Seleccionar en el menú Fabricante la opción “Lista de Categoría de Fabricantes”
En la Lista de Categoría de Fabricantes, marcar la casilla a la izquierda del nombre de la categoría que se desea eliminar.
Presione el botón “Delete” en la esquina superior derecha.

Administración de los Fabricantes (Creación, Edición y Eliminación)

Procedimiento para crear un fabricante:

Seleccionar en el menú Fabricante la opción “Añadir Fabricantes”, (o en el listado de Fabricantes, hacer clic en el botón “Nuevo”)
Completar el formulario “Información de Fabricantes” con los siguientes datos: Nombre del Fabricante: el nombre del fabricante. URL: Dirección del Sitio Web del fabricante, la emplea VirtueMart cuando le muestra a un cliente la información del fabricante. Categoría de Fabricantes: Categoría o rubro en el que se lo incluye. Correo Electrónico: Email de contacto del fabricante. Descripción: Información general, o comentario sobre el fabricante.
Guardar la información mediante el botón guardar.

Procedimiento para editar la información de un Fabricante:

Seleccionar en el menú Fabricante la opción “Listar Fabricantes”.
En la Lista de Fabricantes, hacer clic en el nombre del que se desea editar.
Modificar la información del formulario “Información de Fabricantes” según corresponda.
Guardar los cambios con el botón guardar.

Procedimiento para Eliminar un Fabricante:

Antes de eliminar un Fabricante es necesario eliminar o reasignar todos los productos relacionados, ya que el sistema no permite eliminar un fabricante que tenga aun productos relacionados.

Seleccionar en el menú Fabricante la opción “Listar Fabricantes”
En la Lista de Fabricantes, marcar la casilla a la izquierda del nombre del que se desea eliminar.
Presione el botón “Delete” en la esquina superior derecha.

Administración de los Productos

Los productos se agrupan por Categorías o Rubros, a su vez cada categoría puede contener tantas subcategorías como sea necesario, y en cada un se pueden incluir tantos productos como se necesite. La gestión de los Productos se realiza desde el Menú Principal, mediante el menú Productos (ver VirtueMart - Articulo 3 / Administración de VirtueMart)

Las opciones básicas del menú Productos son:

Listar Productos. Añadir Producto. Listar Categorías. Formar Categoría.

Administración de Categorías (Creación, Edición y Eliminación)

Procedimiento para crear una categoría:

Seleccionar en el menú Productos la opción “Formar Categoría”, (o en el listado de las categorías, hacer clic en el botón “Nuevo”)
Completar el formulario de información. ¿Publicar?: Indica si la categoría estará publicada (o visible) en el sitio Nombre de Categoría: Indica el nombre para la categoría. Descripción de Categoría: Permite incorporar un pequeña descripción sobre la categoría o rubro. Pedido: Indica el orden en las listas. Pariente de Categoría: Indica la posición dentro de la jerarquía de Categorías, cuando es una subcategoría, indica la categoría a la que esta asociada, y si es un categoría principal debe decir Default Top Level Category Browse Page Example: Indica en que plantilla se basara para mostrar los listados, de recomienda no modificar este parámetro si no se sabe lo que se hace. Show x products per row: Indica el número de productos que se mostraran por fila.
Guardar la información mediante el botón guardar.

Procedimiento para Editar una categoría:

Seleccionar en el menú Productos la opción “Listar Categorías”, y en el listado de las categorías, hacer clic en el nombre de la que se desea editar.
Completar el formulario.
Guardar con el botón guardar.

Procedimiento para Eliminar una categoría:

Seleccionar en el menú Productos la opción “Listar Categorías”, y en el listado de las categorías, marcar la casilla a la izquierda del nombre de la que se desea eliminar.
Presionar el botón “Delete”, VirtueMart solicitara una confirmación y al presionar aceptar, elimina la categoría.

Administración de Productos (Creación, Edición y Eliminación)

Procedimiento para crear un Producto: 1) Seleccionar en el menú Productos la opción “Añadir Producto”, (o en el listado de productos, hacer clic en el botón “Nuevo”)

2) Completar el formulario con la información del producto, que se divide en 5 pestañas.

1. Información del Producto:

¿Publicar?: Indica si el producto estará publicado (o visible) en el sitio SKU: Código de identificación del producto. Nombre: Nombre que identificarla producto. URL: Dirección de una pagina para mostrar, por ejemplo la del fabricante. Fabricante: Fabricante o proveedor del producto. Categoría: Categoría o rubro al que pertenece el producto. Precio del Producto (Neto): Precio del producto, sin impuestos, la moneda se selecciona de la lista Precio del Producto (Bruto): Precio del producto, con impuestos, es calculado automáticamente en base al impuesto establecido en Identidad de Impuesto. Identidad de Impuesto: Seleccione el Impuesto aplicable al producto. Tipo de Descuento: en caso de corresponder, seleccione el descuento a aplicar. Precio con Descuento: al seleccionar un Tipo de Descuento se calcula aromáticamente. Descripción Corta: Breve descripción del producto, que se vera en los listados generales y en las paginas de los resultados de búsqueda. Descripción detallada: Información detallada y específica sobre el articulo, se pueden aplicar formatos, incluir imágenes o diagramas, vínculos, o cualquier elemento necesario. Esta información es la que será desplegada en la página individual del producto, junto con las imágenes y toda la información relacionada disponible.

2. Estado:

En el stock: Cantidad disponible. Fecha de disponibilidad: Fecha a partir de la que estará disponible para la venta el producto, este parámetro es fundamental ya que permite cargar productos con anticipación, permitiendo una mejor administración de los tiempos. Disponibilidad: O Plazo de Entrega, se puede escribir un texto o seleccionar una imagen de la lista. Especial: si se selecciona se publica el producto como “Especial” o destacado, esta característica puede emplearse para promociones u ofertas. Lista de Atributos: Si es necesario seleccionar como Talle, Tamaño, Color, Material, etc. lístelos aquí, se mostraran como una lista desplegable.

3. Dimensiones y Peso:

En esta pestaña ingresamos la información detallada sobre el tamaño del articulo, o si corresponde, habilitamos la descarga. Longitud: Largo del articulo Anchura: Ancho del articulo Altura: Alto del articulo Unidad de Medida: Unidad en la que se expresan los datos anteriores. Peso: Peso del articulo. Unidad de Medida: Unidad en la que se expresa el peso del artículo. Unidad: Cantidad de unidades que componen el articulo Unidades en el paquete: Cantidad de unidades que entran en un paquete. Unidades en la caja: Cantidad de unidades por caja. Se puede descargar este producto?: Seleccionar si el producto es descargable, por ejemplo, archivos. CUALQUIER Completar el nombre del archivo: Si el archivo ya esta en el servidor, se ingresa el nombre del archivo. O Subir el nuevo archivo: Si el archivo todavía no esta en el servidor, al hacer clic en el botón Elegir, se abre el cuadro de dialogo para seleccionar el archivo, al seleccionarlo, VirtueMart automáticamente lo sube al servidor.